Когда вы работаете с иностранными и – в последнее время все чаще – отечественными компаниями, то нередко получаете электронные письма, которые завершаются следующим предложением: "Пожалуйста, позаботьтесь о природе, не распечатывайте это письмо без необходимости". Действительно, в последнее время документооборот все больше уходит в онлайн, что позволяет экономить на бумаге – и вносить свой, пусть и небольшой, вклад в сохранение окружающей среды.
Представим ситуацию: ваша компания заключает договор с другой фирмой, и вам остается собрать подписи нескольких человек. И если ваше начальство работает в соседнем кабинете, то другие участники договора могут находиться в другом офисе, в другом городе или даже в другой стране. Представьте, сколько времени и средств может уйти на почтовую пересылку. А сколько бумаги!
В таком случае на помощь приходит инструмент для подписи документов в формате PDF eSign от приложения Smallpdf. Он позволяет не только подписывать PDF-файлы, но и
отслеживать хронологию изменений в документе, а также приглашать других участников поставить цифровую подпись.
Разберемся подробнее, как это работает.
Для начала нужно зайти на сайт Smallpdf.com. Вам не нужно скачивать никакое программное обеспечение, вся работа происходит на серверах приложения. В меню инструментов выберите eSign. У пользователей версии Pro есть доступ к функции «Запросить подпись». После того, как вы выбрали эту функцию, перетащите нужный PDF-файл в приложение. Откроется окно с предложением добавить пользователей, напишите в нем адреса электронной почты всех, кто должен подписать ваш документ. В eSign вы можете запросить электронную подпись у 100 человек. Более того, вы можете показать, где именно следует поставить подпись в документе, и определить порядок, в котором участники должны подписаться. Также вашем распоряжении есть дополнительное окошко, в котором вы можете оставить любые комментарии для участников.
Когда вы подпишете документ сами, выберите функцию "Завершить и отправить". Все указанные вами участники получат письмо со ссылкой, пройдя по которой они смогут подписать ваш документ в формате PDF – для этого им нужен лишь доступ в Интернет.
После того как все стороны добавят свою электронную подпись, Smallpdf отправит итоговое электронное письмо со ссылкой для загрузки окончательного варианта договора.
Благодаря понятному интерфейсу это объяснение выглядит более сложным, чем сам процесс на практике. Просто запустите инструмент eSign, следуйте инструкциям и начните собирать подписи. Это действительно просто, и вам не понадобится тратить время и нервы на отправку вашего договора заказным письмом.
Цифровые подписи имеют юридическую силу, поэтому стоит ознакомиться с местным законодательством в отношении ЭП.
