IT для среднего и малого бизнеса

Cisco: пять способов избавиться от послеотпускного синдрома с помощью совместной работы

Как повысить привлекательность рабочей обстановки и облегчить возвращение из

летнего отпуска

Кто не видел, как загорелые и отдохнувшие сослуживцы возвращаются после летнего отпуска и с удвоенными силами принимаются за работу. Но буквально день спустя они начинают раздражаться и ворчать, жалуясь на повседневную рутину. Складывается впечатление, что у них вообще не было отпуска.

Это и есть «послеотпускной синдром». Когда загрузка растет, а рабочие процессы далеки от оптимальных, послеотпускной период может стать для сотрудников эпицентром разочарования.

Ниже мы рассмотрим пять способов применения средств совместной работы и создания более эффективной и привлекательной рабочей среды, которая поможет не только тем, кто недавно вернулся из отпуска.

1. Средства для совместной работы как база для гибкого графика

Как часто возвращающимся из отпуска сотрудникам приходится разгребать накопившиеся завалы. Чтобы уменьшить послеотпускной стресс и повысить производительность труда в этот особо напряженный период, предприятия могут установить гибкий рабочий график.

Гибкий график повышает продуктивность и удовлетворенность сотрудников, сокращая число прогулов и текучесть кадров. Проводившееся в одной из компаний в течение двух лет исследование показало, что в результате внедрения гибкого графика производительность труда выросла более чем на 13%, а текучесть кадров сократилась вдвое. Если сотрудникам не требуется присутствовать в офисе, следует дать им возможность работать удаленно, и тогда у них появится свободное время и силы, чтобы справиться в том числе и с пиковыми послеотпускными нагрузками.

2. Средства для совместной работы как стимул креативности

Чтобы персонал чувствовал удовлетворенность, средства для совместной работы должны позволять реализовывать творческий подход к работе. В последнее время креативность считается одним из важнейших качеств сотрудника и основным элементом стимулирования бизнес-инноваций. При этом она играет большую роль в удержании кадров. Сотрудник, имеющий возможность проявить свои творческие способности, будет не только лучше работать, он будет больше удовлетворен своей ролью. Большинство средств для совместной работы, которые позволяют собираться в группы и обмениваться идеями, будут в определенной степени способствовать креативности. Но не следует ими ограничиваться, необходимо реализовывать такой функционал, как виртуальные лекционные доски, а также возможность прямого группового редактирования других документов. В идеале, такие функции должны быть доступны на любом устройстве и иметь единообразный пользовательский интерфейс на всех устройствах, с тем чтобы сотрудники могли в любой момент реализовать свои творческие порывы.

3. Средства для совместной работы как способ устранения отвлекающих факторов Приступая к работе после отпуска, будь то в офисе или удаленно, первое, что замечают сотрудники, это то, как часто их отвлекают от работы. Около половины опрошенных заявили, что одна из основных проблем, влияющих на существенное снижение продуктивности — это различные отвлекающие факторы.

Минимизировать эти факторы в процессе совещаний и рабочих встреч можно с помощью инструментария, который умеет выделять и отфильтровывать такие фоновые шумы, как лай собак, звуки сирен, стрекот клавиатуры и т. п.

В лучшем случае это же решение должно визуально помогать слушателям, например, автоматически выводя говорящего на первый план и отслеживая его перемещения, устраняя при этом визуальные отвлекающие факторы аналогично звуковым.

4. Средства для совместной работы, оснащенные искусственным интеллектом, как способ упростить работу

Для большинства сотрудников хорошей мотивацией является результативность выполнения своих обязанностей. Задача директора по информационному обеспечению состоит в том, чтобы создать такую среду, в которой каждый сможет найти свой «поток», сосредоточиться на том, что он делает лучше всего.

Часто сотрудникам приходится отвлекаться от своих основных задач, чтобы открыть новую программу, ответить на сообщение, отреагировать на приглашение из календаря. Немало времени уходит также на администрирование, организацию встреч и подключение к ним, проверку присутствия и написание примечаний к совещаниям.

Сегодня директор по информационному обеспечению ждет от ИИ-систем выполнения большей части черновой работы до, после и во время совещания. Мы подходим к тому моменту, когда для поиска информации, организации совещания и подключения к нему используются интеллектуальные ИИ-помощники с голосовым управлением. Автоматическую проверку присутствия можно провести с помощи системы распознавания лиц. Распознавание речи может применяться для автоматической записи транскрипций, протоколов и решений. Cisco уделяет большое внимание применению ИИ для повышения производительности и качества взаимодействия в рамках программы Cisco Cognitive Collaboration.

Упрощению рабочих процессов в значительной мере способствует тесная интеграция с программным обеспечением сторонних производителей, (этому уделяется большое внимание на платформе совместной работы Cisco WebEx). Интеллектуальное встраивание календарных заметок помогает средствам совместной работы прогнозировать встречи и предлагать подключение к ним нажатием одной кнопки. А интеграция с такими комплексами, как Microsoft Office или Google Docs уменьшает влияние отвлекающих факторов, позволяя редактировать документы без открытия новых программ.

5. Средства для совместной работы как фактор укрепления коллектива

Трудно переоценить важность взаимоотношений в рабочем коллективе с точки зрения продуктивности и удовлетворенности сотрудников. Если в таких средствах, как электронная почта, отсутствует индивидуальная интонация, то средства для совместной работы с помощью визуальных и звуковых сервисов способны передать всю гамму чувств, помогая создавать оптимальную рабочую обстановку.

Надо сказать, что системы для совместной работы способны на большее. Представим систему, которая способна, например, спрогнозировать состав участников встречи и собрать дополнительную информацию о них, включая активность в соцсетях, действия и высказывания. Тогда сотрудники смогут найти не только информацию, необходимую для совещания, но и узнать об общих интересах и опыте работы. Точно так же, одним нажатием клавиши, можно получить список участников и подробности предыдущих встреч. А распознавание лиц, дополненное именными табличками, не даст никому попасть в неудобную ситуацию, забыв имя участника.